MYOB

MYOB

MYOB Accounting adalah sebuah software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil menengah (UKM) yang dibuat secara terpadu (integrated software). Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user. Lebih dari 160 laporan dan chat bisa dibuat serta membuat laporan yang menyeluruh, kemudian bisa diubah menjadi microsoft excel file untuk melakukan analisa lebih dalam. MYOB pun dapat diaplikasikan untuk ios jenis perusahaan yang telah direkomendasikan dan dapat diekspor ke email atau save semua laporan ke disk untuk accountant.

Adapun kelebihan dan kekurangan dari software tersbut.

Berikut kelebihan dari software MYOB:

• Easy of use: MYOB menawarkan kemudahan dalam penggunaannya, artinya pengguna dapat mempergunakan MYOB walaupun yang bersangkutan tidak memliki latar belakang pembukuan sama sekali. Kuncinya adalah setup dan implementasi yang baik. Hal tersulit dan yang paling penting dalam penerapan MYOB adalah pada saat proses setup, dimana proses bisnis yang ada di dalam perusahaan di otomatiasi dengan mempergunakan alat bantu MYOB, sehingga dalam pelaksanaan kesehariannya, pengguna hanya mengikuti proses bisnis yang telah disusun sebelumnya.
• Accounting power: software MYOB telah cukup lama dikembangkan dan secara berkesinambungan mengeluarkan perbaikan release. Sehingga pengelolaan informasi dengan menggunakan software MYOB cukup dapat diandalkan. Sepanjang setup yang dilakukan telah dilakukan dengan baik dan benar, MYOB dapat mengeluarkan laporan yang dapat diandalkan.
• Feature job dan category yang dapat digunakan untuk pengelolaan proyek serta departmentalisasi, sehingga dapat diperoleh laporan manajemen per proyek maupun per department yang berguna bagi manajemen untuk mengetahui kinerja dan sebagai dasar langkah perbaikan yang harus dilakukan.
• Proses intalasi dan maintenance yang murah. Instalasi MYOB dapat dilakukan dengan mudah dan biasanya tidak dipungut biaya maintenance tahunan, artinya walaupun release terbaru telah dikeluarkan oleh MYOB, para pengguna release sebelumnya tetap masih dapat menggunakannya, dan apabila diperlukan bisa dilakukan pembelian upgrade dengan harga yang relatif lebih murah dibandingkan dengan pembelian baru.
• Tenaga kerja yang mengetahui dan paham atau setidaknya mengetahui MYOB cukup banyak ditemui di pasar. Telah banyak berkembang lembaga pendidikan baik lembaga kursus maupun lembaga pendidikan tingkat universtas yang mengajarkan software MYOB sebagai bagian dari pelajaran Accounting.
• Dapat digunakan untuk memantau 3 tahun periode pembukuan, artinya dalam kurun 3 tahun manajemen masih dapat melihat transaksi selama 3 tahun ke belakang tanpa perlu melakukan proses tutup buku.
• Nilai investasi yang relatif murah. Harga produk termahal adalah kurang dari  USD 1.000 (diluar training dan implementasi). Kuncinya adalah pelaksanaan setup dan implementasi. Pilihlah perusahaan yang memiliki tenaga yang telah memiliki pengalaman dalam melakukan implementasi MYOB. Lebih banyak perusahaan yang telah diimplementasikannya, tentunya lebih banyak manfaat yang dapat kita peroleh dari pengalaman konsultan tersebut.
• Jangka waktu implementasi yang relatif cepat. Sepanjang data untuk keperluan implementasi seperti data detail neraca dan rugi laba dapat disiapkan dengan cepat, maka implementasi MYOB akan dapat diselesaikan dengan cepat pula.

Kekurangan dari software MYOB:

• Database MYOB merupakan database yang dikunci, artinya pengguna tidak dapat melakukan modifikasi laporan, modifikasi field di MYOB, sehingga customization apabila diperlukan relatif sulit dipenuhi oleh MYOB.
• MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada feature perpajakan didalamnya, Pembuatan laporan yang berkaitan dengan perpajakan seperti form pelaporan PPN dan lainnya tidak tersedia didalam MYOB dan harus dikelola diluar software MYOB.
• Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk mengelola assets yang dimiliki maka tidak dapat dipenuhi oleh MYOB.
• Kelemahan multi warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit dikelola didalam MYOB.
• MYOB tidak dapat digunakan untuk mengelolal perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB.

Langkah –langkah membuka Software Aplikasi MYOB versi 18.

• MEMBUAT DATA BARU

1. Klik tombol start
2. Pilih all program > MYOB
3. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses :
Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
Create, untuk membuat data perusahaan baru
Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi ini
Exit, untuk mengakhiri program MYOB

4. Setelah Anda membuka program MYOB klik pilihan Create New Company File.
5. Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File. Form ini terbagi menjadi 6 bagian,  yaitu: Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List dan Company File
6. Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol Next sehingga akan muncul kotak dialog Company Information untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan.
7. Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting Information dimana ada 4 field yang harus diisi dengan fungsi masing-masing sebagai berikut:
Current Financial Year diisikan Tahun Tutup Buku
Last Month of Financial Year pilihan Bulan Tutup Buku
Convertion Month pilihan Bulan Awal Buku
Number of Accounting Periods pilihan jumlah periode setahun
8. Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account List. Ada tiga pilihan dalam pembuatan Account:
I Would like to start with one of the last provided by MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type Account dari 105 jenis perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB.
I Would like to import a list of accounts provide by my accountant after I’m done creating my company file
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account yang telah ada setelah membuat file baru.
I Would like to build my own accounts list one I begin using MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain sendiri daftar account.
9. Kedua pilihan di atas akan memunculkan Assistant berikutnya yang menginformasikan bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis dengan nama direktori dan nama file yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda ingin merubah nama file dan tempat folder sesuai yang Anda kehendaki maka klik tombol Change, lalu pilih folder direktori tempat data akan diletakkan, serta ketikkan nama file lalu klikSave.
10. Selanjutnya komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data baru tersebut. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution. Jika muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil. Akan ada dua tombol pilihan yang dapat dipilih:
Command Centre : adalah pusat perintah semua content (isi) yang disediakan oleh MYOB. Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase, inventory, dan cardfile.

• Cara membuat akun baru
  1. Pada sub menu account, klik accounts list
  2. Klik new, isikan data akun, meliputi :
      Header isikan account type, number, dan nama account
      Details isikan account type, account number, dan account name.

3. Klik Ok.

• Cara menghapus akun
  1. Buka akun yang ingin di hapus
  2. Klik edit, delete account

• Cara memasukkan saldo akun
  1. Klik setup balances account opening balance
  2. Masukkan saldo pada tiap tiap akun. Untuk akun yang tidak sesuai dengan sisi nya di beri tanda (-) contoh : akumulasi penyusutan kendaraan berada pada kelompok harta ( D ) tetapi akun ini saldo normalnya di kredit, berarti harus di beri tanda (-) , akun cadangan kerugian piutang berada pada kelompok harta lancar ( D ) tetapi akun ini saldo normalnya di kredit, berarti harus di beri tanda (-)
  3. Apabila di bawah akun-akun terdapat tulisan “ amount left to be allocated : Rp. 0,00 “ artinya sudah balance.

• Cara mengatur tax codes
  1. Klik list tax codes
  2. Hapus semua akun yang tidak di perlukan kecuali N-T dan GST
  3. Isikan data/ pengaturan pajak :
  Description : Not Reportable
  Linked account for tax collected ( akun yang ingin di linked untuk penerimaan pajak = PPN keluaran )
  Linked account for tax paid ( akun yang ingin di linked untuk pembayaran pajak = PPN masukan )
  4. Klik close

• Cara membuat kartu piutang
  1. Buka sub menu card file, pilih card list
  Klik new, isikan :
  a. Card type : customer
  b. Name : ( nama customer )
  c. Card ID : nomor identitas customer
  d. Adress : alamat customer
  2. Klik Ok
  3. Lakukan langkah tersebut berulang untuk membuat data supplier

• Cara membuat kartu Utang
  1. Buka sub menu card file, pilih card list
  Klik new, isikan :
  a. Card type : supplier
  b. Name : ( nama supplier )
  c. Card ID : nomor identitas supplier
  d. Adress : alamat supplier
  2. Klik ok
  3. Lakukan langkah tersebut berulang untuk membuat data supplier lainnya.

• Cara memasukkan saldo kartu utang dan piutang
  1. Klik setup, kemudian pilih balance supplier balance
  2. Pilih identitas supplier kemudian isi data
  a. Supplier name
  b. Terms
  c. Date
  d. Memo
  e. Total Including tax dan tax code
  Kemudian klik ok

• Cara membuat persediaan barang dagang
  1. Pilih sub menu inventory, pilih item list
  2. Klik new , isikan :
  a. Item number
  b. Name
  c. I buy this item : perlengkapan salon / spa
  d. I sell this item : pendapatan jasa
  e. I inventory this item : persediaan jasa
  3. Kemudian isikan selling details harga barang dan tax code nya ( N-T )
  4. Klik ok

• Membahas Linked account
  1. Klik setup linked account accounts and banking account
  a. Equity account for historical balancing ( Akun modal untuk historical )
  b. Bank account for electronic payments (Akun bank untuk pembayaran secara elektronik , artinya pembayaran melalui bank ) = bank mandiri
  c. Bank account for undeposited funds ( Akun bank untuk pembayaran melalu uang yang belum di setorkan ke bank ) = kas di tangan

2. Salles accounts.
a. Assets account for tracking Receivables ( Akun harta untuk penerimaan piutang ) = piutang usaha
b. Bank account for customer receipt ( Akun bank yang di terima customer ) = bank mandiri

• Tanda centang :
  a. I charge freight on sales ( Membayar beban angkut penjualan )
  b. I track deposits collected from customers (Untuk pembayaran uang muka = down payment )
  c. I give discount for early payments ( Discount untuk pembayaran awal = Potongan penjualan )
  d. I assess chargest for late payments ( Denda untuk keterlambatan pembayaran = late free collected )

3. Purchase accounts :
a. Liability account for tracking payables ( Akun utang untuk pembayaran secara kredit ( utang usaha) )
b. Bank account for paying bills ( Akun bank untuk pembayaran secara tunai ( kas bank ) )

• Tanda centang :
  a. I can receive items without a supplier bill ( Saya dapat menerima barang dagangan tanpa tagihan dari supplier )
  b. I pay freight on purchase ( Beban angkut pembelian )
  c. I track deposits paid to supplier ( memberikan Uang muka kepada supplier )
  d. I take discount for early payment ( meminta / mendapatkan discount untuk pembayaran awal/cepat = Potongan pembelian )
  e. I pay chargest for late payment ( membayar denda untuk keterlambatan pembayaran = Late free paid / late free expense ( denda keterlambatan ) )

4. Payroll
a. Bank account for cash payment ( akun bank untuk pembayaran secara tunai = kas di tangan )
b. Bank account for cheque payment ( akun bank untuk pembayaran melalui bank / cek = bank mandiri / kas bank )
c. Bank account for electronic payment ( akun bank untuk pembayaran melalui bank / secara electronic = bank mandiri / kas bank )
d. Default employer expense account ( akun beban saat permbayaran gaji pegawai = beban gaji pegawai )
e. Default wages expense account ( akun beban untuk membayarkan upah = beban gaji pegawai / beban upah pegawai )
f. Default tax /deductions payable accounts

Sumber :

http://nisaaaqmarina.blogspot.co.id/2013/11/kelebihan-dan-kekurangan-software-myob.html

http://sintarizkiutari.blogspot.co.id/2014/10/cara-menggunakan-myob-v18-ed.html